Semakin berkembang organisasi, semakin bertambah juga arsip yang dibuat dan disimpan. Pengelolaan yang baik pun dibutuhkan agar Anda tak kebingungan saat simpan arsip. Sayangnya, sejumlah organisasi atau instansi belum terlalu memperhatikan penyimpanan dokumen yang baik, sehingga balik merepotkan mereka saat membutuhkan surat atau berkas penting lainnya.
Sepenting apa penyimpanan arsip di sebuah organisasi? Adakah manfaat yang akan diterima? Anda dapat simak jawabannya berikut ini!
Pentingnya pengelolaan arsip di sebuah organisasi
Pengelolaan arsip yang efisien menggunakan sistem terstruktur untuk melestarikan dokumen dalam jangka waktu yang ditentukan. Dengan begitu, Anda sebagai penyedia maupun penerima informasi akan lebih mudah mengakses arsip, tak terkecuali saat tingkat urgensinya tinggi.
Kemudian, pengelolaan arsip yang baik akan meringankan beban organisasi saat kegiatan operasional memadat. Apalagi sekarang sejumlah penyedia jasa sudah menggunakan teknologi dan sistem terkini yang memungkinkan pekerjaan praktis tanpa mengurangi kualitas layanan.
Jika diibaratkan, pengelolaan arsip bagaikan jantung pergerakan organisasi. Manajemen yang terintegrasi dengan baik di semua divisi pun membuat alur masuk, simpan, dan keluar arsip terjaga tanpa kendala. Sementara metode pada simpan arsip yang kurang baik akan menghambat tahap penempatan dokumen yang menyulitkan pekerjaan para karyawan. Dalam skala besar, masalah ini tentunya mengganggu kegiatan organisasi secara menyeluruh.
Manfaat-manfaat menerapkan pengelolaan arsip di organisasi
Ketika mengaplikasikan pengelolaan arsip yang sesuai, Anda setidaknya akan menerima tiga manfaat utama, antara lain:
- Mencegah kehilangan arsip
Menyimpan arsip sembarangan dan ditambah penataan yang buruk akan meningkatkan risiko kehilangan. Anda tentunya akan repot mencari dokumen tersebut saat membutuhkannya. Namun, saat memakai sistem pengelolaan yang sesuai, arsip tak hanya tak gampang hilang, tetapi cepat ditemukan sesuai filter yang ditentukan.
- Memenuhi persyaratan hukum
Tahukah Anda pengarsipan membantu dalam memenuhi persyaratan hukum tertentu? Organisasi yang tak teliti saat memusnahkan dokumen dalam hal ini akan berisiko berhadapan dengan hal-hal bersifat hukum yang merugikan banyak pihak. Sementara sistem pengelolaan yang baik akan membuat Anda terbantu saat memastikan jadwal retensinya.
- Mengoptimalkan sistem keamanan
Pengelolaan arsip yang baik secara tak langsung akan mengoptimalkan sistem keamanan, khususnya pada penyimpanan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Alhasil, arsip hanya dapat diakses orang-orang berkepentingan saja, sedangkan pihak-pihak di luar organisasi tak dapat mendapatkan informasi yang diperlukan tanpa seizin pemilik wewenang.
Seperti yang disinggung, simpan arsip dapat Anda percayakan pada penyedia layanan terpercaya. Mereka biasanya tak hanya menggunakan sistem terbaru dan terbaik, tetapi juga lokasi penyimpanan aman, sehingga dokumen tak mudah rusak atau dicuri. Tarif yang ditawarkan pun terjangkau dan dapat disesuaikan bujet operasional. Anda dijamin tak merugi, malah diuntungkan dengan memakai layanan tersebut.
