Pemusnahan dokumen merupakan salah satu aktivitas yang dilakukan perusahaan minimal setiap tahun. Bahkan, frekuensinya bisa lebih sering, tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Pemusnahan dokumen saat ini bahkan bisa dilakukan dengan menggunakan jasa pihak ketiga. Salah satunya adalah jasa pemusnahan dokumen dari Crown Records Management, yang menyediakan layanan pemusnahan dokumen fisik hingga limbah elektronik dan aset IT dengan aman. Tak hanya itu saja, Crown Records Management juga menyediakan layanan manajemen dokumen lainnya untuk perusahaan.
Lalu, mengapa perusahaan perlu melakukan pemusnahan dokumen, ya? Untuk lebih memahami alasannya, simak dulu penjelasannya berikut ini. Selamat membaca!
Alasan Melakukan Pemusnahan Dokumen
1. Menambah kapasitas penyimpanan dokumen.
Baik itu dokumen fisik maupun dokumen digital, tentu saja penyimpanannya harus disesuaikan dengan kapasitas penyimpanan yang pas. Dan seiring dengan terus bertambahnya jumlah dokumen, tentu kapasitas penyimpanan juga akan terus ikut berkurang, kan? Oleh karena itu, pemusnahan dokumen perlu dilakukan untuk menjaga agar selalu ada cukup ruang untuk penyimpanan dokumen-dokumen baru.
2. Membantu mencegah pencurian dan penyalahgunaan identitas.
Bagi perusahaan yang bergerak di industri seperti perbankan, rumah sakit, dan layanan publik lainnya, tentu akan selalu ada dokumen yang berisi informasi pribadi pelanggan atau kliennya. Dokumen-dokumen tersebut jelas sangat penting, tapi juga berisiko menimbulkan bahaya pencurian data dan identitas yang dapat disalahgunakan. Contohnya penyalahgunaan identitas orang lain untuk mengajukan pinjaman online.
Dengan demikian, dokumen-dokumen yang mengandung informasi pribadi dan sensitif tak hanya membutuhkan sistem penyimpanan yang aman, tapi juga pemusnahan dokumen yang sama amannya pula. Hal inilah yang juga dijamin oleh jasa pemusnahan dokumen dari Crown Records Management.
3. Menghemat waktu dalam pencarian dokumen yang relevan.
Manfaat berikutnya dari pemusnahan dokumen adalah untuk membantu menghemat waktu karyawan. Baik itu dokumen fisik maupun digital, waktu yang dibutuhkan untuk mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan jelas akan jadi makin panjang apabila jumlah dokumennya semakin banyak.
Dengan memusnahkan dokumen-dokumen yang sudah usang, Anda tak hanya akan melowongkan kapasitas penyimpanan untuk dokumen-dokumen baru, tapi juga mempermudah karyawan saat harus mencari dokumen tertentu. Jadi, waktu yang digunakan lebih singkat sehingga produktivitas karyawan tetap terjaga.
Dalam melakukan pemusnahan dokumen, ada berbagai cara yang dapat dilakukan. Umumnya, metode yang dilakukan adalah shredding. Sedangkan untuk dokumen digital yang tersimpan di dalam perangkat penyimpanan seperti hard drive, flash disk, atau PC yang sudah tak terpakai, pemusnahan dokumen dari Crown Records Management akan menggunakan mesin degaussing terlebih dahulu agar data tidak bisa dioperasikan pada perangkat. Baru kemudian perangkat tersebut dihancurkan.
Itu tadi rangkuman penjelasan mengenai manfaat penghancuran data, terutama bagi perusahaan. Semoga bermanfaat!
Sumber:
https://www.smartcapitalmind.com/why-is-document-shredding-important.htm
